Una carpeta compartida resuelve una cantidad enorme de problemas. Creas una estructura, guardas documentos dentro y das acceso a las personas que tienen que utilizarlos. Durante bastante tiempo puede ser exactamente lo que hace falta.
Luego alguien modifica un documento.
Otra persona tenía una copia descargada y modifica también la suya.
Aparece una versión con _nuevo, otra con _final y otra con una fecha al final del nombre. No ocurre siempre, pero he visto suficientes carpetas de trabajo organizadas así como para saber que es bastante fácil llegar a ese punto.
En algunos proyectos necesito algo más que almacenar ficheros. Quiero saber quién puede verlos, quién puede modificarlos, conservar versiones anteriores y, en determinados tipos de documento, poder trabajar directamente desde el navegador.
Para eso desarrollé jocarsa | archivo.
La aplicación mantiene una estructura de carpetas y documentos, pero añade permisos y usuarios alrededor de esa estructura. Puedo decidir quién tiene acceso a determinada información y qué puede hacer con ella. Esto me resulta útil especialmente cuando el mismo sistema contiene documentación de diferentes proyectos o áreas y no quiero que todos los usuarios tengan exactamente los mismos permisos.
También hay documentos que puedo editar directamente online. Markdown y CSV, por ejemplo, son formatos con los que trabajo muchísimo y no necesito descargar un fichero, abrir otra aplicación, modificarlo y volver a subirlo para cambiar dos líneas. Abro, edito y el contenido se va guardando.
El autosave es una de esas funciones que prácticamente dejo de notar cuando funciona, pero echo mucho de menos cuando no está. Si estoy escribiendo durante un rato, prefiero que el sistema vaya conservando el trabajo sin depender de acordarme de pulsar un botón cada pocos minutos.
El histórico de versiones me interesa por una razón bastante sencilla: las personas nos equivocamos. A veces modificamos una cosa y después descubrimos que la versión anterior era mejor. O eliminamos información que unas horas después resulta que sí necesitábamos. Si el sistema conserva el historial, volver atrás es una operación normal en lugar de una pequeña investigación buscando copias.
Además, cuando varias personas trabajan sobre los mismos documentos quiero que quede claro que existe esa colaboración. Saber que alguien está editando un archivo o poder seguir los cambios evita parte de los problemas que aparecen cuando tratamos una carpeta compartida como si cada fichero perteneciera únicamente a una persona.
Yo sigo utilizando carpetas normales continuamente. No todo necesita una aplicación alrededor. Pero hay documentación que forma parte del trabajo diario de varias personas y que va cambiando con el tiempo, y ahí me resulta mucho más cómodo tener usuarios, permisos, edición y versiones dentro del mismo sistema.
jocarsa | archivo está pensado para ese tipo de documentación. La que hoy está terminada, mañana recibe un cambio, dentro de un mes necesita otra revisión y dentro de un año alguien quiere saber qué ponía antes.