Cuando empecé a trabajar por mi cuenta, hacer una factura era bastante sencillo.
Tenía una plantilla, ponía los datos del cliente, el concepto, la base imponible, el IVA, la retención cuando correspondía, guardaba el PDF y lo enviaba.
Cinco minutos.
Y si haces unas pocas facturas al mes, esto funciona perfectamente.
La cuestión es que luego pasan los meses, llega un trimestre, llega otro, acaba el año, y aquellas facturas que individualmente eran muy sencillas empiezan a formar parte de algo bastante mayor.
¿Cuánto he facturado este trimestre?
¿Cuánto IVA he repercutido?
¿Cuánto tengo pendiente de cobro?
¿Qué número de factura toca ahora?
¿Esta factura la llegué a enviar?
¿La ha pagado ya el cliente?
¿Cuánto llevo facturado a este cliente durante el año?
Y entonces empiezas a abrir PDFs, mirar carpetas, consultar el banco, llevar una hoja de cálculo aparte y comprobar que los números coinciden.
Yo he utilizado hojas de cálculo para facturación durante años. De hecho, para muchas cosas siguen siendo una herramienta fenomenal. Pero llega un momento en el que te das cuenta de que estás utilizando la hoja de cálculo para construir, poco a poco, una aplicación.
Añades una hoja de clientes.
Otra de facturas.
Fórmulas para los impuestos.
Una columna para saber si está pagada.
Otra para la fecha de cobro.
Luego quieres sacar un informe.
Luego quieres ver la facturación por meses.
Y cada vez que haces una factura copias la anterior, cambias los datos y compruebas con bastante cuidado que no se te haya quedado el nombre del cliente anterior en algún sitio.
A mí esto último me ha ocurrido.
Y cuando una tarea se repite durante años, cualquier pequeño error que pueda evitar automáticamente prefiero que lo evite el software.
Por eso desarrollé jocarsa | facturacion.
Quería tener clientes, productos o conceptos y facturas dentro del mismo sistema, y que la información que ya había introducido una vez pudiera reutilizarla.
Si tengo un cliente al que facturo habitualmente, no quiero escribir su dirección y sus datos fiscales cada mes.
Si tengo un servicio que facturo con frecuencia, tampoco quiero volver a escribir continuamente la misma descripción.
Y, sobre todo, quiero que cuando termine el trimestre pueda ver qué ha ocurrido sin tener que reconstruirlo.
La facturación además tiene bastante información que adquiere valor cuando la ves en conjunto.
Por ejemplo, podemos pensar que estamos facturando más que el año pasado y luego comprobar los datos.
Podemos ver meses especialmente fuertes o flojos.
Podemos comprobar qué clientes representan una parte mayor de la facturación.
Podemos ver cuánto está cobrado y cuánto sigue pendiente.
En mi caso me gusta tener este tipo de información visible porque me ayuda a entender mejor cómo está evolucionando la actividad.
También hay cuestiones fiscales que conviene tener localizadas. IVA, retenciones, bienes de inversión y demás información que posteriormente necesitaremos para preparar impuestos o facilitar datos a la gestoría.
Evidentemente sigo trabajando con gestoría. Tener una aplicación de facturación no sustituye el asesoramiento fiscal, y en mi caso no tendría ningún sentido intentar hacerlo todo yo.
Pero cuanto mejor organizada tengo la información que les tengo que proporcionar, menos tiempo pierdo yo y menos trabajo innecesario genero al otro lado.
Otra cosa que quería era poder imprimir correctamente.
Parece obvio, pero una factura sigue siendo un documento que muchas veces acaba en PDF, se envía por correo, se descarga o se imprime. Así que la parte de gestión puede tener toda la información que quiera, pero cuando genero la factura necesito que el resultado sea limpio y utilizable.
Con el tiempo he ido añadiendo también informes, porque una vez que todos los datos están dentro del sistema sería absurdo no aprovecharlos.
Esta es una de las cosas que más me gustan de centralizar procesos.
Inicialmente desarrollas una aplicación para resolver una tarea concreta y, cuando llevas un año utilizándola, tienes un histórico que antes simplemente no existía de una forma fácilmente consultable.
Y entonces puedes empezar a hacer preguntas a esos datos.
Así que jocarsa | facturacion viene básicamente de años haciendo facturas y de ir encontrando pequeñas cosas que no quería seguir resolviendo manualmente.
Si emitís dos facturas al año, probablemente una plantilla sea más que suficiente.
Si facturáis todas las semanas, tenéis varios clientes y al final de cada trimestre acabáis abriendo una hoja de cálculo para averiguar qué ha ocurrido durante los últimos tres meses, podéis echarle un vistazo.
Porque las cinco minutos que cuesta hacer una factura no preocupan demasiado.
Cuando llevas unas cuantas centenas, ya empiezas a valorar bastante que la siguiente aproveche todo el trabajo que hiciste con las anteriores.