A lo largo de los años he ido acumulando una cantidad bastante considerable de archivos.
Documentos de clientes, facturas, presupuestos, proyectos, material docente, contratos, imágenes, documentación administrativa, copias de cosas que en algún momento pensé que sería conveniente conservar, y seguramente bastantes archivos que ahora mismo ni siquiera recuerdo que existen.
Supongo que esto le ocurre a prácticamente cualquiera que lleve unos cuantos años trabajando con un ordenador.
Al principio no supone demasiado problema.
Tenemos unas cuantas carpetas, les ponemos nombres razonablemente descriptivos y sabemos más o menos dónde está cada cosa.
Pero pasan los años.
Y las carpetas empiezan a tener subcarpetas. Y esas subcarpetas tienen otras subcarpetas. Algunos documentos están en el ordenador, otros en un servidor, otros llegaron por correo electrónico y otros acabaron en alguna carpeta que en aquel momento tenía todo el sentido del mundo.
Hasta que necesitamos uno de ellos.
Entonces aparece una situación que seguramente os resultará familiar.
Sabemos que el documento existe.
Recordamos aproximadamente de qué trataba.
Quizás incluso recordamos quién nos lo envió.
Pero no recordamos cómo se llamaba el archivo.
Y en ese momento empezamos a navegar por carpetas.
Esto, con unos pocos documentos, tampoco tiene demasiada importancia. El problema aparece cuando una empresa lleva años generando documentación.
Porque una empresa no genera documentos una sola vez.
Los genera todos los días.
Y si hoy archivamos veinte documentos, dentro de un año no tenemos veinte documentos. Tenemos miles.
Hay además una cosa que me parece especialmente problemática, y es que normalmente organizamos los archivos pensando en el momento en el que los guardamos.
Cuando guardo un documento hoy sé perfectamente qué es.
Sé a qué cliente pertenece, sé por qué lo estoy guardando, sé en qué proyecto estoy trabajando y sé qué significa ese nombre que acabo de ponerle.
Pero la persona que tendrá que encontrarlo dentro de cuatro años puede que no sea yo.
Y aunque sea yo, probablemente ya no recuerde todo ese contexto.
Por eso creo que merece la pena pensar un poco en cómo archivamos la información.
Durante muchos años la solución habitual ha sido construir árboles de carpetas.
Clientes.
Dentro de clientes, un cliente concreto.
Dentro del cliente, proyectos.
Dentro del proyecto, documentación.
Y así sucesivamente.
Funciona bastante bien mientras todo encaja perfectamente en una única clasificación.
Pero hay documentos que pueden pertenecer a varias cosas a la vez.
Un contrato puede estar relacionado con un cliente, con un proyecto y con un determinado año.
Una factura puede interesarnos por proveedor, por fecha o por proyecto.
Dependiendo de lo que estemos buscando en ese momento, nos gustaría llegar al mismo documento por caminos diferentes.
Y una carpeta física solamente puede estar en un sitio, salvo que empecemos a hacer copias.
También tenemos la búsqueda por nombre.
Es muy útil si hemos puesto nombres consistentes y, especialmente, si recordamos una parte del nombre que pusimos hace varios años.
Pero muchas veces lo que recordamos no es el nombre.
Recordamos el contenido.
"Era un documento donde se hablaba de..."
Y esa diferencia me parece bastante importante.
Con el tiempo empecé a pensar que quería disponer de una forma más cómoda de conservar documentación y posteriormente recuperarla.
De ahí salió jocarsa | archivo.
La aplicación está pensada para almacenar documentos dentro de un archivo organizado, manteniendo información que permita localizarlos posteriormente sin depender únicamente de recordar dónde los guardamos.
La idea es que el archivo vaya creciendo con la actividad normal de la organización y que podamos seguir trabajando con él cuando ya no contiene cien documentos, sino miles.
Para mí esa es precisamente la parte interesante.
Guardar un documento hoy no suele ser difícil.
Lo que tiene valor es poder recuperarlo cuando ha pasado suficiente tiempo como para que ya no recordemos los detalles que parecían tan evidentes el día que lo guardamos.
Esto además tiene otra consecuencia.
Cuando la documentación está organizada, empieza a ser mucho más fácil utilizarla como histórico.
Podemos revisar qué ocurrió con un cliente hace años, recuperar documentación de un proyecto antiguo o consultar antecedentes antes de empezar un trabajo nuevo.
Hay información que en el momento en el que se genera parece tener una utilidad muy concreta y, sin embargo, varios años después puede servir para algo completamente diferente.
Pero para eso tiene que seguir siendo accesible.
Creo que muchas empresas tienen bastante más información de la que realmente aprovechan.
La información está.
Está en discos, carpetas, servidores, correos y copias de seguridad.
Pero localizar una cosa concreta requiere conocer demasiado bien cómo se fue almacenando todo a lo largo del tiempo.
Si os ocurre que alguna vez habéis dedicado diez o quince minutos a buscar un documento que sabíais perfectamente que teníais, probablemente entendáis bastante bien de dónde viene jocarsa | archivo.
Porque dentro de unos años seguramente tendremos todavía más documentos que ahora.
Y creo que merece la pena conseguir que encontrarlos no sea cada vez más difícil.