Cuando tienes pocos clientes, prácticamente conoces de memoria todo lo que está ocurriendo. Sabes quién te ha pedido información, con quién hablaste la semana pasada, qué presupuesto está pendiente y quién te dijo que probablemente tomaría una decisión a final de mes. Si además eres tú mismo quien realiza todo el proceso comercial, durante un tiempo puedes llevar bastante información simplemente en la cabeza y apoyarte en el correo para recuperar lo que necesites.
Yo he trabajado así muchas veces.
Alguien me escribe preguntando por una aplicación, respondo, intercambiamos unos cuantos correos, preparo una propuesta y seguimos hablando. Si finalmente sale el proyecto, fenomenal. Si no sale, el hilo de correo se queda ahí y probablemente unos meses después ya ni me acuerde de aquella conversación.
Mientras hay pocas conversaciones abiertas al mismo tiempo tampoco pasa demasiado. Pero si empiezas a realizar acciones comerciales de forma más continuada, la cantidad de información aumenta bastante rápido. Hay personas que acaban de contactar, otras a las que ya has enviado información, presupuestos pendientes, conversaciones que convendría retomar dentro de unos días y oportunidades que en este momento no van a ninguna parte pero que quizás tengan sentido más adelante.
El correo conserva una parte de todo esto, pero yo al menos no pienso demasiado bien en términos de bandeja de entrada. Puedo buscar una conversación concreta si recuerdo a la persona o alguna palabra que aparecía en el mensaje, pero me cuesta bastante más responder desde ahí a una pregunta como cuántas oportunidades tengo abiertas ahora mismo o cuántos presupuestos enviados durante los últimos meses han terminado convirtiéndose en trabajo.
Y esos datos me interesan.
Por ejemplo, si durante un mes recibo veinte contactos comerciales y finalmente trabajo con dos, tengo una información. Si recibo cien y sigo trabajando con dos, tengo otra. También me interesa saber de dónde llegan esos contactos, qué productos generan más consultas, cuánto tiempo suele pasar desde el primer contacto hasta una venta y en qué punto se están quedando las conversaciones que no continúan.
Esto es especialmente importante para mí ahora que JOCARSA tiene cada vez más productos. Durante mucho tiempo gran parte de mi actividad comercial ha llegado por relaciones profesionales, recomendaciones y personas que ya conocían mi trabajo. Conforme voy construyendo un catálogo de software quiero poder trabajar esa parte de una forma más sistemática y, sobre todo, saber qué está ocurriendo.
Por eso desarrollé jocarsa | ventas.
La aplicación me permite registrar clientes y oportunidades comerciales, mantener el estado en el que se encuentra cada una y conservar la información relacionada con el proceso. Así puedo abrir el panel y tener una visión bastante rápida de las conversaciones que están activas sin tener que reconstruir mentalmente la situación a partir de correos y notas.
También puedo ir viendo el histórico. Esto para mí tiene bastante interés porque una venta aislada dice poco acerca del funcionamiento comercial de una empresa. Cuando tienes datos de varios meses ya puedes empezar a comparar periodos, productos y resultados.
Supongamos, por ejemplo, que envío una campaña de correo presentando un producto. Puedo saber cuántas personas han mostrado interés, cuántas han pedido más información, cuántas han recibido una propuesta y cuántas han terminado contratando. Si repito el proceso con otro producto ya tengo algo que comparar.
También puedo detectar una cosa que a mí me ocurre con bastante facilidad: conversaciones que simplemente se quedan paradas.
No necesariamente porque la otra persona haya dicho que no. A veces intercambiamos información, queda pendiente revisar una cuestión y pasan los días. Si tengo muchas cosas abiertas al mismo tiempo, es perfectamente posible que esa conversación desaparezca de mi atención aunque siguiera teniendo sentido retomarla.
Tener las oportunidades organizadas me permite revisar periódicamente qué está pendiente y decidir qué hago con cada una. Algunas se cerrarán, otras continuarán y otras simplemente quedarán para más adelante, pero por lo menos la decisión no depende únicamente de que yo recuerde un correo que recibí hace tres semanas.
También me interesa relacionar esta información con los productos. Si estoy desarrollando veinte aplicaciones y resulta que cinco concentran prácticamente todas las consultas comerciales, ese dato debería influir en dónde dedico tiempo, qué productos explico mejor en la web y sobre cuáles preparo más documentación o demostraciones.
Al final, cuando trabajas por tu cuenta o en una empresa pequeña, es bastante fácil dedicar casi toda la atención a hacer el trabajo y dejar la parte comercial para cuando aparece. A mí me ocurre porque disfruto mucho más desarrollando software que manteniendo una hoja de seguimiento comercial. Precisamente por eso necesito que la herramienta que utilizo para esta parte sea cómoda y me permita ver rápidamente qué tengo pendiente.
jocarsa | ventas la estoy utilizando para eso: mantener una cierta continuidad entre el momento en el que alguien pregunta por un producto y todo lo que ocurre después, y poder analizar con el tiempo qué parte de esa actividad está funcionando.
Porque si voy a dedicar tiempo a presentar productos, enviar información y hablar con posibles clientes, también quiero conservar los datos que genera todo ese trabajo y poder aprender de ellos posteriormente.