Llevo bastantes años trabajando en educación y hay tareas que, vistas desde fuera, parecen bastante sencillas hasta que te toca hacerlas.
Una de ellas es preparar horarios.
En principio tenemos profesores, grupos, asignaturas y una serie de horas durante la semana. Así que parece que simplemente hay que ir colocando unas cosas dentro de otras hasta completar la tabla.
Luego empiezan las condiciones.
Un profesor imparte varias asignaturas.
Una asignatura necesita un número concreto de horas semanales.
Hay profesores que no están disponibles determinados días.
Hay grupos que no pueden tener dos clases al mismo tiempo, evidentemente.
Hay aulas o espacios que también tienen sus propias limitaciones.
Intentamos evitar huecos absurdos.
Intentamos que un profesor no venga un día únicamente para impartir una hora.
Hay módulos en los que interesa tener dos horas seguidas y otros en los que quizás preferimos repartir las sesiones durante la semana.
Y cuando parece que ya está todo más o menos encajado, cambia una condición.
Entonces mueves una clase.
Pero al mover esa clase ocupas el hueco de otra.
Mueves la otra y ahora aparece un conflicto con un profesor.
Y un cambio que parecía pequeño termina afectando a media tabla.
He visto horarios preparados con hojas de cálculo durante muchos años. De hecho es probablemente la primera herramienta que utilizaríamos casi todos para resolver el problema.
La hoja de cálculo representa muy bien el resultado final.
Tenemos días en columnas, horas en filas y podemos ir colocando las clases.
El problema aparece durante la construcción.
La hoja sabe que hemos escrito un texto en una celda, pero normalmente no sabe que ese texto representa a un profesor que ya está dando clase a esa misma hora en otro grupo.
Eso lo tenemos que saber nosotros.
Y conforme aumenta el número de grupos, profesores y asignaturas, mantener mentalmente todas las restricciones empieza a ser bastante complicado.
En mi caso además trabajo con Formación Profesional, donde tenemos módulos con cargas horarias diferentes y una organización que puede cambiar de un curso a otro.
Así que hace tiempo empecé a desarrollar jocarsa | horarios.
La aplicación permite definir los grupos, profesores y asignaturas, indicar las relaciones entre ellos y trabajar posteriormente sobre la construcción del horario.
La ventaja para mí es que el sistema conoce lo que estoy colocando.
Cuando asigno una clase, no estoy escribiendo simplemente un nombre dentro de una casilla. La aplicación sabe qué profesor corresponde, qué grupo está implicado y qué carga horaria tenemos que completar.
Eso permite empezar a controlar automáticamente muchas de las cosas que en una hoja de cálculo tendría que revisar yo.
También puedo ver las sumas.
Esto es bastante importante porque, mientras construyes el horario, necesitas comprobar continuamente cuántas horas has asignado ya a cada profesor, a cada grupo o a cada asignatura.
Si un módulo tiene que tener cinco horas semanales, quiero saber si llevo cuatro, cinco o seis.
Y quiero verlo sin tener que contarlas manualmente cada vez.
Luego está la impresión.
Una vez terminado el horario necesito diferentes vistas. El horario completo puede ser útil para quien lo está organizando, pero un profesor normalmente quiere ver el suyo. Un grupo quiere ver el horario que le corresponde. Y en determinadas situaciones necesitamos imprimir o compartir solamente una parte.
Por eso la aplicación permite trabajar con esas diferentes perspectivas sobre los mismos datos.
Hay otra cosa que me parece importante y es conservar la información de un curso para el siguiente.
Los horarios cambian, claro, pero normalmente no empezamos completamente desde cero.
Tenemos profesores que continúan, grupos parecidos, asignaturas que se mantienen y una estructura que podemos reutilizar.
Si toda esa información ya está dentro del sistema, preparar el siguiente curso consiste en modificar lo que haya cambiado y trabajar a partir de ahí.
Yo este tipo de aplicaciones las desarrollo muchas veces de la misma forma: empiezo intentando quitarme una tarea manual que me resulta pesada y, conforme la utilizo, voy encontrando pequeños detalles que puedo automatizar.
Con los horarios hay bastantes.
Porque el problema no suele ser colocar la primera clase del lunes.
El problema aparece cuando llevas casi todo el horario hecho y necesitas colocar las últimas cuatro horas sin romper las cuarenta cosas que ya encajan.
Si alguna vez habéis preparado horarios para varios grupos y profesores utilizando una hoja de cálculo, seguramente habéis pasado por ese momento de mover una casilla, mirar tres pestañas y pensar a quién acabáis de generar un conflicto.
jocarsa | horarios está hecho precisamente para trabajar con toda esa información dentro del mismo sistema y poder ver las consecuencias mientras construimos el horario.
Yo, por lo menos, prefiero que sea el programa el que recuerde quién está ocupado el martes a las seis.