En muchas reuniones tomamos decisiones que en ese momento parecen perfectamente claras. Estamos todos delante, hablamos de una cuestión, llegamos a una conclusión y seguimos con el siguiente punto. El problema aparece unas semanas después, cuando necesitamos recordar exactamente qué acordamos, quién tenía que hacer una cosa o en qué fecha habíamos dicho que volveríamos a revisar el tema.
En educación esto ocurre además con documentación que tiene una cierta formalidad. Reuniones de equipos docentes, evaluaciones, departamentos y diferentes órganos generan actas que posteriormente tenemos que conservar y consultar.
Durante mucho tiempo este tipo de documentación acaba siendo una colección de documentos. Se prepara el acta, se guarda como Word o PDF, se coloca en una carpeta y, cuando hace falta, buscamos por fecha o por nombre intentando localizar la reunión correspondiente.
Para trabajar con esto preparé jocarsa | actas.
La aplicación permite mantener las reuniones y sus actas dentro de una estructura común. Puedo registrar asistentes, puntos tratados, acuerdos y la información que posteriormente necesito recuperar.
A mí me interesa especialmente poder buscar dentro del histórico. Muchas veces no recuerdo la fecha exacta de una reunión, pero sí recuerdo de qué asunto hablamos. Si el contenido está estructurado y disponible desde la aplicación, puedo llegar a esa información sin tener que abrir documentos uno por uno.
También hay datos que se repiten. Los mismos equipos, las mismas personas y determinados tipos de reunión aparecen continuamente durante el curso. Prefiero seleccionar esa información antes que volver a escribirla en cada documento.
Cuando el acta está terminada puedo obtener el documento correspondiente para conservarlo o imprimirlo. La parte formal sigue existiendo, pero el trabajo previo se realiza sobre datos que posteriormente puedo reutilizar.
Con el paso de los cursos el histórico empieza a tener bastante valor. Una decisión que hoy parece puntual puede explicar por qué hacemos algo de determinada forma dos años después. Si únicamente queda en la memoria de las personas, esa explicación desaparece cuando cambia el equipo.
jocarsa | actas está hecha para que las reuniones dejen un registro que posteriormente resulte fácil de consultar. La reunión puede durar una hora; lo que se decidió durante esa hora puede seguir teniendo consecuencias bastante tiempo después.