Supongo que a todos nos ha ocurrido alguna vez que alguien nos pide un documento que sabemos perfectamente que tenemos.
Una factura de hace dos años, un contrato, un presupuesto, una memoria, un certificado, una documentación que enviamos a un cliente... sabemos que existe, porque recordamos haber trabajado con ella, pero en ese momento empieza la búsqueda.
Creo que estaba en esta carpeta.
O igual lo envié por correo.
Quizás está en el portátil.
Es posible que esté en el servidor.
Y al final aparece, claro. Normalmente aparece.
La cuestión es cuánto tiempo hemos dedicado a encontrar algo que ya teníamos.
En mi caso genero una cantidad bastante grande de documentación. Entre la actividad docente, el desarrollo de software, la empresa y los proyectos que voy realizando, cada año aparecen muchos documentos nuevos. Y cuanto más tiempo pasa, más importante me parece que aquello que creo hoy pueda seguir encontrándolo razonablemente bien dentro de unos años.
Porque cuando acabas de crear un documento todo es evidente.
Sabes para quién era, sabes cuándo lo hiciste, sabes qué contiene y seguramente recuerdas hasta el nombre del fichero.
Dentro de cuatro años ya veremos.
Además, muchas veces un documento no vive aislado.
Un cliente puede tener presupuestos, facturas, contratos, informes y otra documentación relacionada. Un proyecto puede generar varias versiones de documentos durante meses. Y si toda esa información está simplemente almacenada en carpetas, la organización depende bastante de que todos utilicemos siempre el mismo criterio.
Esto último parece fácil hasta que trabajan varias personas.
Una guarda por cliente.
Otra guarda por año.
Otra piensa que ese documento pertenece al proyecto.
Y las tres clasificaciones tienen sentido.
Hace tiempo empecé a pensar en cómo quería gestionar este tipo de información dentro de JOCARSA, y de ahí salió jocarsa | documentos.
La aplicación permite mantener documentos organizados dentro de un entorno web, de forma que pueda acceder a ellos desde un único sitio y mantener asociada la información que necesito para encontrarlos posteriormente.
A mí me resulta especialmente útil la idea de que el documento tenga contexto.
El nombre del archivo es importante, evidentemente, pero muchas veces lo que recuerdo años después es otra cosa.
Recuerdo el cliente.
Recuerdo aproximadamente la fecha.
Recuerdo de qué proyecto estábamos hablando.
Recuerdo que era un presupuesto.
Así que cuantos más caminos razonables tenga para llegar a ese documento, menos dependo de acordarme de cómo decidí llamarlo aquel día.
También está la cuestión de compartir.
Hay documentos que quiero conservar internamente y otros que en algún momento necesito facilitar a otra persona. Tenerlos dentro de una aplicación permite controlar mejor ese proceso y evitar parte del intercambio continuo de copias.
Porque cuando enviamos un fichero por correo ya tenemos otra copia.
Si posteriormente corregimos el original, la persona a la que se lo enviamos sigue teniendo el anterior.
Y si volvemos a enviarlo, ya tenemos dos correos con dos versiones.
Esto ocurre continuamente y tampoco supone un drama, pero conforme aumenta el volumen de documentación empieza a generar bastante ruido.
Otra cosa que me interesa es poder trabajar desde diferentes equipos.
Yo utilizo varios ordenadores y servidores, y una de las cosas que intento evitar cada vez más es que una información importante dependa de estar físicamente en un equipo concreto.
Si estoy fuera y necesito consultar un documento, quiero poder entrar y consultarlo.
En una empresa esto tiene todavía más sentido, porque el documento puede haberlo creado una persona y necesitarlo otra.
Así que jocarsa | documentos forma parte de ese conjunto de aplicaciones que he ido desarrollando porque había una tarea que repetía continuamente y quería tenerla mejor resuelta.
Los documentos se van a seguir acumulando. Eso es inevitable.
De hecho, si la empresa funciona, seguramente cada año habrá más.
Así que si tenéis una carpeta de documentos que cada vez tiene más carpetas dentro, y cuando alguien os pide algo antiguo empezáis a navegar pensando "sé que estaba por aquí", podéis echar un vistazo a jocarsa | documentos.
Yo, por lo menos, cada vez tengo menos ganas de dedicar diez minutos a encontrar un fichero que ya dediqué varias horas a crear.